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17.07.2013
Jenseits von Emoticons: 5 Tipps zur Email-Etikette

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Ah, Emoticons. Der ständige Begleiter auf Facebook und in SMS-Nachrichten. Ein Beispiel? LOL :)
"Emoticons vereinfachen die persönliche Kommunikation, wo eine Beziehung bereits besteht und wo kurze Nachrichten bevorzugt werden", sagt Executive Coach Roy Cohen, Autor des Wall Street Professional Survival Guide. Aber sofern Sie nicht mit Ihrer besten Kollegin im Büro über Pläne am Wochenende chatten, ist es wahrscheinlich am vernünftigsten, Emoticons bei der Arbeit wegzulassen. "Sie sind selten geeignet für geschäftliche Korrespondenz. Sie können albern wirken ... sogar kindisch", sagt Cohen. Hier sind 5 Alternativen, um geschäftliche E-Mails persönlich zu gestalten:

Seien Sie so höflich wie möglich
Seien Sie sich Ihrer Sprache bewusst - sowohl on-, als auch offline. "Verwenden Sie „Bitte“ oder „Danke“ , wenn Sie Forderungen stellen und erläutern Sie Ihr Anliegen: das zeigt der Person, an die sie sich wenden, dass Sie es zur Kenntnis nehmen, wenn sie gerade mit anderen Aufgaben beschäftigt ist. ", sagt Colette Ellis, Direktorin von InStep Consulting. Ein weiterer Tipp: vermeiden Sie Befehle wie "so schnell wie möglich" oder "ASAP", außer wenn Sie wirklich etwas dringend brauchen. Bitten Sie die Person stattdessen um etwas, dass sie umgehend bearbeiten kann.

Seien Sie dialogorientiert
Sie müssen nicht Symbole verwenden, um Freundlichkeit zu vermitteln – drücken Sie es lieber mit Worten aus. "Schreiben Sie eine E-Mail mit korrekter Grammatik, Rechtschreibung und briefähnlichem Inhalt. Nehmen Sie sich Zeit und lesen Sie vorher, bevor Sie auf „Senden“ klicken", meint Karriereberaterin Meg Montford, CEO von Abilities Enhanced. Das Senden einer E-Mail ohne Tippfehler ist ein Zeichen von Sorgfalt.

Lesen Sie laut vor
Lesen Sie eine E-Mail laut vor (das geht auch im Kopf!) so können Sie sich besser vorstellen, wie die Nachricht beim Gegenüber ankommt. "Überlegen Sie, wie Sie sich fühlen würden, wenn Sie die Nachricht von jemand anderem erhalten würden - gibt es irgendwelche Wörter oder Sätze, die als unangenehm aufgefasst werden könnten?" sagt Ellis. Wenn ja, nehmen Sie Anpassungen vor.

Vermeiden Sie Sarkasmus
Geschäftliche E-Mails erfordern einen professionellen, klaren Ton. Nichts kann diesen schneller zunichtemachen, als ein unangebrachter Sarkasmus. Und da man Mimik und Gestik nicht sehen kann, könnte ein sarkatischer Witz falsch aufgefasst werden. "Seien Sie prägnant und konzentrieren Sie sich darauf, Ihren Standpunkt in einem neutralen Ton zu vertreten. Witze und Sarkasmus können oft einfach zu hart klingen, auch wenn sie gut gemeint sind", sagt Caroline Ceniza-Levine, Partner bei Six Figure Start.

Greifen Sie zum Telefonhörer
Wenn Sie unsicher sind, ob Sie den richtigen Ton getroffen haben, dann rufen Sie die Person besser an. “E-Mail ist nicht immer der beste Weg, um ein Problem zu lösen, insbesondere wenn es sich um eine heikle Sache handelt,“ meint Beraterin Ellis. Per Telefon können Sie die Reaktion des Gegenübers besser beurteilen und Ihre Message entsprechend anpassen.

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